Организация полезных совещаний c чёткими и прозрачными процедурами
DocSpace
Планируйте, подготавливайте, администрируйте, контролируйте и протоколируйте совещания с системой автоматизации бизнес-процессов DocSpace.
УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ
10-15%
рабочего времени "съедается" на совещания в крупных и средних по масштабу компаниях
≈80%
сотрудников различных компаний признались исследователям, что совещания просто "убивают" время
≈33,3%
Зарплаты менеджеров расходуется на их участие в различных совещаниях
Модуль «Управление совещаниями» DocSpace
Для сокращения издержек, увеличения продуктивности и лояльности сотрудников
- Умная система для подготовки, проведения, анализа и контроля исполнения DocSpace позволяет организовать как существующие процессы подготовки и проведения событий, так и выстроить новую схему с нуля.
- Умная система для подготовки, проведения, анализа и контроля исполнения DocSpace помогает существенно сократить время сотрудников на проведение мероприятия, освобождая время на более важные задачи.
Решаемые задачи при помощи модуля «Управление совещаниями» DocSpace
Модуль реализован на BPM (Business Process Management) - платформе. Сотрудники любого уровня компьютерной грамотности смогут выстраивать работу по «управлению совещаниями».
В DocSpace удобно планировать совещания с сотрудниками из одного и разных департаментов, подключать коллег онлайн из других городов и работающих из дома.
Согласовывайте с участниками даты и время проведения совещания, определите списки участников. Определяйте даты и место, в том числе «видео-комнаты», проведения мероприятия, добавляйте участников и гостей даже после оформления списка. Почтовая система и корпоративный мессендежр автоматически отправят приглашения. При подтверждении своего участия событие добавится в календарь.
Согласовывайте с участниками даты и время проведения совещания, определите списки участников. Определяйте даты и место, в том числе «видео-комнаты», проведения мероприятия, добавляйте участников и гостей даже после оформления списка. Почтовая система и корпоративный мессендежр автоматически отправят приглашения. При подтверждении своего участия событие добавится в календарь.
В DocSpace удобно организовать коллективное обсуждение повестки встречи, добавить отчётность, документы, обработанные количественные данные.
Система автоматически информирует участников об изменениях про помощи электронных писем и сообщений в мессенджере. Ответственный за организацию может легко забронировать все необходимые ресурсы для мероприятия — помещение, технику, доступ к программным ресурсам, канцелярию, воду и закуски и пр.
Система автоматически информирует участников об изменениях про помощи электронных писем и сообщений в мессенджере. Ответственный за организацию может легко забронировать все необходимые ресурсы для мероприятия — помещение, технику, доступ к программным ресурсам, канцелярию, воду и закуски и пр.
В DocSpace можно регистрировать участников, фиксировать ход обсуждения, вести мероприятие по плану, а затем оформить результаты и договоренности, разослав протокол мероприятия или составив брифинг.
В DocSpace можно автоматизировать и систематизировать контроль исполнения принятых решений. После мероприятия система автоматически создаст задачи и поручения по решениям, принятым по ходу встречи, и отправит их исполнителям. Задачи можно также отслеживать и формировать по ним отчёты.
В DocSpace можно автоматизировать и систематизировать контроль исполнения принятых решений. После мероприятия система автоматически создаст задачи и поручения по решениям, принятым по ходу встречи, и отправит их исполнителям. Задачи можно также отслеживать и формировать по ним отчёты.
Преимущества модуля «Управление совещаниями» в DocSpace
-
Оперативность работыАвтоматическая рассылка писем из DocSpace и оповещения участникам в почте и корпоративном мессенджере, а также возможности коллективного обсуждения повестки встречи позволяют решить все организационные моменты и нюансы встречи в разы быстрее, чем обычно. - Меньше времени на организационную рутинуБлагодаря DocSpace освободится время сотрудника на важные задачи. Генерации файлов протоколов, рассылки и запросы на подтверждения, оформление документов заседаний и прочие однообразные, но важные процессы, система будет делать за человека.
- Больше внимания к важным данным до и после заседанияВ омниканальном DocSpace у коллег есть предварительный доступ к данным для обсуждения при создании встречи. По итогам мероприятия автоматически генерируются задания и отправляются ответственным сотрудникам. Все запланированные задачи точно найдут своего исполнителя.
- Увеличение скорости решения задачАвтоматической отправка заданий DocSpace по принятым решениям в рамках встречи и преднастроенные маршруты позволяют исполнителям немедленно приступить к работе, сокращая сроки исполнения поручений.
- Работа по знакомым алгоритмам и в едином интерфейсеБлагодаря интегрированности DocSpace в IT-среду компании, сотрудникам не нужно переключаться между разными программами, вся информация находится в общем пространстве DocSpace.
- Минимизация рисков в организационном процессеКоммуникации в мероприятиях систематизируются. Они перестают быть напряженными и изматывающими для организаторов и становятся совершенными для участников.
Наш опыт внедрения СЭД-системы DocSpace
Получить консультацию.
Запросить демонстрацию системы
Запросить демонстрацию системы