Организация полезных совещаний c чёткими и прозрачными процедурами в системе DocSpace

Планируйте, подготавливайте, администрируйте, контролируйте и протоколируйте совещания с системой автоматизации бизнес-процессов DocSpace.

Этот сайт использует cookies. Продолжая просматривать веб-сайт, Вы соглашаетесь с использованием cookies на нашем веб-сайте.

10-15%

это наиболее "консервативная" оценка показателя рабочего времени, которое "съедается" на совещания в крупных и средних по масштабу компаниях

≈80%

сотрудников различных компаний признались исследователям, что совещания просто "убивают" время впустую

≈33,3%

Зарплаты менеджеров расходуется на их участие в различных совещаниях

Модуль «Управление совещаниями» DocSpace

Для сокращения издержек, увеличения продуктивности и лояльности сотрудников

Организация на разных этапах мероприятия
Умная система для подготовки, проведения, анализа и контроля исполнения DocSpace позволяет организовать как существующие процессы подготовки и проведения событий, так и выстроить новую схему с нуля.
Минимизация рутины
Умная система для подготовки, проведения, анализа и контроля исполнения DocSpace помогает существенно сократить время сотрудников на проведение мероприятия, освобождая время на более важные задачи.

Смотреть демоверсию

Решаемые задачи при помощи модуля «управление совещаниями» DocSpace

Модуль «управление совещаниями» DocSpace реализована на BPM (Business Process Management)- платформе. Это значит, что в состав решения входят уже готовые и интуитивно-понятные бизнес-процессы для проведения результативных встреч и обсуждений. Сотрудники любого уровня компьютерной грамотности смогут выстраивать работу по «управлению совещаниями».

В DocSpace удобно планировать совещания с сотрудниками из одного и разных департаментов, подключать коллег онлайн из других городов и работающих из дома. Согласовывайте с участниками даты и время проведения совещания, определите списки участников. Определяйте даты и место, в том числе «видео-комнаты», проведения мероприятия, добавляйте участников и гостей даже после оформления списка. Почтовая система и корпоративный мессендежр автоматически отправят приглашения. При подтверждении своего участия событие добавится в календарь.
В DocSpace удобно организовать коллективное обсуждение повестки встречи, добавить отчётность, документы, обработанные количественные данные. Система автоматически информирует участников об изменениях про помощи электронных писем и сообщений в мессенджере. Ответственный за организацию может легко забронировать все необходимые ресурсы для мероприятия — помещение, технику, доступ к программным ресурсам, канцелярию, воду и закуски и пр.
В DocSpace можно регистрировать участников, фиксировать ход обсуждения, вести мероприятие по плану, а затем оформить результаты и договоренности, разослав протокол мероприятия или составив брифинг.
В DocSpace можно автоматизировать и систематизировать контроль исполнения принятых решений. После мероприятия система автоматически создаст задачи и поручения по решениям, принятым по ходу встречи, и отправит их исполнителям. Задачи можно также отслеживать и формировать по ним отчёты.

Преимущества «управление совещаниями» в DocSpace

Оперативность работы
Благодаря автоматической рассылке писем из DocSpace и оповещениям участникам в почте и корпоративном мессенджере, а также возможностям коллективного обсуждения повестки встречи, все организационные моменты и нюансы встречи будут решены в разы быстрее, чем обычно.
Меньше времени на организационную рутину
Благодаря DocSpace освободится время сотрудника на важные задачи. Генерации файлов протоколов, рассылки и запросы на подтверждения, оформление документов заседаний и прочие однообразные, но важные процессы, система будет делать за человека.
Больше внимания к важным данным до и после заседания
Благодаря омниканальности DocSpace, будьте уверены, что у коллег есть предварительный доступ к данным для обсуждения при создании встречи. По итогам мероприятия автоматически генерируются задания и отправляются ответственным сотрудникам. Все запланированные задачи точно найдут своего исполнителя.

Увеличение скорости решения задач
Благодаря автоматической отправке заданий DocSpace по принятым решениям в рамках встречи и преднастроенным маршрутам, исполнители могут немедленно приступить к работе, тем самым сокращая сроки исполнения поручений.
Работа по знакомым алгоритмам и в едином интерфейсе
Благодаря интегрированности DocSpace в IT-среду компании, сотрудникам не нужно переключаться между разными программами, вся информация находится в общем пространстве DocSpace.
Минимизация рисков "человеческого фактора" в организационном процессе
Благодаря DocSpace коммуникации в мероприятиях систематизируются. Они перестают быть напряженными и изматывающими для организаторов и становятся совершенными для участников