В DocSpace можно создавать исходящие документы вручную или автоматически в ходе бизнес-процесса, а также совместно работать с документами в рамках договорной деятельности. Также в ходе бизнес-процесса можно получать исходящие документы.

Чтобы создать документы нет необходимости использовать текстовый редактор автономно, создавайте документы непосредственно в самой системе. А преднастроенные карточки документов: договоров, контрактов, дополнительных соглашений и пр. будут автоматически заполняться из регламентированных шаблонов.

Независимо от выбранного языка, опечатки исключены.

Работайте над договором и его правками совместно с контрагентами. Не тратьте время на поиск актуальной версии или на редактирование неверной.

Комментируйте онлайн и сохраняйте всю историю изменений для того чтобы избежать «перебрасываний ответственностью».

Через упоминания «@», обращайтесь к другим участникам, они также получат автоматически уведомление в почту, это очень удобно.

Используйте всё многообразие текстового редактора в командной работе, но в более элегантной и интуитивно-понятной форме.

DocSpace определяет регламент документа созданного по шаблону. Автоматически генерируется на его основе маршрут согласования.

Сами же шаблоны вы можете создать в необходимом количестве, самостоятельно и без навыков программирования. Это могут быть любые формализованные документы: контракты-в случае международного делопроизводства, типовые договоры, дополнительные соглашения, УПД, Счета-фактуры, Акты, Накладные, УКД, УПД, КСФ и ИСФ, и Ваши отраслевые или специфические для конкретной компании документы: мануалы, инструкции по эксплуатации и монтажу, акты приёма-передачи, прайс-листы и пр.

Отправляя документ по маршруту согласования ответственными сотрудниками различных департаментов, вам не надо беспокоиться о повторных возращениях к предыдущему этапу, в случае незначительных исправлений.
Это будет происходить только в тех случаях, когда содержание изменилось существенно, и проверка необходима ещё раз.

Для формализованного документа число согласующих будет минимальным или таким как вы определить конвенционально. Также можно настраивать автоматические условия выбора маршрута по различным признакам, например, по конкретному контрагенту.

ЭЦП идентифицирует лицо, подписавшее электронный документ, и является полноценной заменой собственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом.

Распространённая проблема, когда ответственное лицо в командировке или занят на столько, что тяжело «подобраться» к аналоговой версии документа. ЭЦП предназначена, чтобы избежать подобных неурядиц.
Стоит также отметить, что после подписания версия документа уже не может быть изменена.

Автоматизация регистрации входящих и исходящих документов предприятия в DocSpace – это порядок в документообороте и залог надежных коммуникаций.

Исходящий документ после внутреннего согласования или подписания, договор получает идентификационный номер и отправляется контрагенту. Входящий документ получает идентификационный номер по получению и также может быть автоматически отправлен по маршруту согласования.

Если контрагент вносит исправления, когда работает с исходящим документом в системе выстраивается новый оптимизированный маршрут и ответственные сотрудники повторно согласовывают документацию.

DocSpace автоматически классифицирует документы с помощью Microsoft Azure, которая активирует технологию позволяющую определять документы по любым параметра и распределять их по категориям и классам.

«Вы не можете управлять тем, что не можете измерить» Питер Друкер. Разноуровневая отчётность по документообороту в DocSpace, позволяет эффективно управлять бизнесом, контролируя выполнение процессов и адекватно реагируя на происходящие изменения.

Благодаря DocSpace из личного кабинета можно видеть количественные данные и соотношения по зарегистрированным документам, можно выводить отчёты по исполнительский дисциплине, отчёты по договорам по различным артефактам: контрагенту, статусу. К отчётам из DocSpace можно привязать KPI сотрудников, отвечающих за делопроизводство, аккаунтинг, закупки, бухгалтерию и так далее.

Доступ к функциям бизнес-аналитики осуществляется через веб-браузер, инструменты анализа (например, Excel, Power BI), а также может быть организован через корпоративный портал предприятия, реализованный на платформе Microsoft SharePoint.

В DocSpace реализован удобный атрибутивный и полнотекстовый поиск документов и файлов в системе.

Сотрудники и руководители могут оперативно найти любой файл и документ, благодаря чему повышается операционная производительность.

При этом в DocSpace документы уже автоматически распределены по предопределенным категориям и классам, поэтому также легко проассоциировать файл с конкретной процедурой, категорией, контрагентом и пр.

У DocSpace есть модуль, который автоматизирует создание разноуровневой структуры хранения данных и доступа к ним.

Вы можете обмениваться документами с контрагентами в системе, которой разработана сложная структура папок с настроенными правами доступа для предусмотренных ролей. Таким образом организовать безопасные рабочие области для каждого контрагента. Области будут учитывать его организационную структуру и сохранять историю по документообороту с каждым отдельным юридическим лицом из группы компаний

DocSpace позволяет организовать весь документооборот согласно выбранным метрикам SLA