Электронный архив
DocSpace
Эффективное решение для организации централизованного и безопасного хранения документов с соблюдением всех норм архивного хранения и учёта документов.
Low-code настройка — без программирования
Интеграция с любыми учётными системами
Автоматизация архива предприятия на основе платформы DocSpace обеспечивает упорядоченное и надёжное хранение документов в электронном виде, позволяя соблюсти самые сложные иерархии взаимосвязей документов и файлов.
Электронный архив DocSpace
Хранение электронных документов и любых файлов — в единой системе
- Простота и гибкость всех настроекЭлектронный архив на мощной платформе DocSpace. Можно самостоятельно развивать любые корпоративные решения без разработки кода – с помощью Low-code инструментов.
- Модульность и расширяемостьМодульная конфигурация DocSpace позволяет гибко настраивать нужную функциональность архива под конкретные бизнес-задачи конкретного предприятия.
- Выгодное корпоративное решениеСтруктурированное хранение документов и сокращение использования бумажных оригиналов на 95%. Обеспечение конфиденциальности и разграничение прав доступа.
Как работает электронный архив DocSpace
В DocSpace можно создавать документы вручную или получить путём потокового сканирования, а также в ходе бизнес-процесса.
Электронный архив может включать «Потоковое сканирование» — модуль распознавания и преднастроенные администратором правила каталогизации избавляют от рутинного ввода документов.
Возможно реализация передачи документов в архив из учётной системы или СЭД.
Электронный архив может включать «Потоковое сканирование» — модуль распознавания и преднастроенные администратором правила каталогизации избавляют от рутинного ввода документов.
Возможно реализация передачи документов в архив из учётной системы или СЭД.
Процесс создания документа
№1
Документы могут содержать настроенные связи, что удобно для любого сложного делопроизводства и поиска архивного контента. DocSpace позволяет обрабатывать документы по заданному составу полей автоматически и из справочников систем, что позволяет осуществлять поиск документов и файлов по различным параметрам.
Удобный атрибутивный и полнотекстовый поиск любого архивного контента делает систему инклюзивной для пользователей любого уровня компьютерной грамостности.
Удобный атрибутивный и полнотекстовый поиск любого архивного контента делает систему инклюзивной для пользователей любого уровня компьютерной грамостности.
Быстрый поиск документов в электронном архиве
№2
Спектр функциональных возможностей DocSpace
-
Автоматическая передача документов в архив из учётных систем, а также из личного кабинета одного или нескольких операторов ЭДО. -
Потоковый ввод бумажных документов с помощью сканнера. Сканированные копии автоматические загружаются в правильные директории эл.архива. -
Классификация документов с помощью ABBYY FineReader Engine, которая включает технологию, позволяющую создавать директории для автоматического распределения документов по предопределенным категориям и классам. -
Автоматическая классификация документов с помощью Microsoft Azure, которая активирует технологию, позволяющую определять документы по любым параметра и распределять их по категориям и классам. -
Удобный атрибутивный и полнотекстовый поиск документов и файлов по архиву. -
Хранение многокомпонентных документов с сохранением и настройкой их связей. - Формирование строгих правил хранения документов, в т.ч. создание сложных иерархий доступа.
- Формирование различных реестров и выписок, правил изменений документов.
- Автоматизация системы учёта выдачи оригиналов документов и дел. Перевод графических данных в машинописные.
- Формирование QR-кодов для организации учёта выдачи и приёма документов.
Электронный архив DocSpace для бизнес-пользователей:
Создание электронного архива начинается с оцифровки или миграции данных из хранилища, интеграции с учётными системами или операторами электронного документооборота.
Снижение рисков, возникающих из-за срочной потребности в переводе на удалённую работу административных и канцелярских сотрудников.
Систему можно модернизировать в будущем, превратив электронный архив в полноценную ECM/BPM-систему.
Снижение рисков, возникающих из-за срочной потребности в переводе на удалённую работу административных и канцелярских сотрудников.
Систему можно модернизировать в будущем, превратив электронный архив в полноценную ECM/BPM-систему.
Простой доступ как с локальных, так и с удаленных компьютеров.
Доступ к электронному архиву документов осуществляется через веб-браузер и может быть организован через корпоративный портал предприятия.
Развёртывание – от 1-го дня.
После установки платформы, Вам станет доступна базовая версия архива и «конструктор», позволяющий производить настройки процессов, карточек и пр.
Доступ к электронному архиву документов осуществляется через веб-браузер и может быть организован через корпоративный портал предприятия.
Развёртывание – от 1-го дня.
После установки платформы, Вам станет доступна базовая версия архива и «конструктор», позволяющий производить настройки процессов, карточек и пр.
Технические преимущества электронного архива DocSpace:
Снижение рисков потери документов, их части (или другой корпоративной информации), возникающих из-за неосторожного отношения или непредвиденных обстоятельств.
Снижение расходов на амортизацию и хранение документов, а также затрат на бумажную продукцию.
Снижение временных затрат на рутинные операции у сотрудников, как следствие повышение эффективности труда.
Снижение расходов на амортизацию и хранение документов, а также затрат на бумажную продукцию.
Снижение временных затрат на рутинные операции у сотрудников, как следствие повышение эффективности труда.
Экономические преимущества электронного архива DocSpace:
Наш опыт внедрения СЭД-системы DocSpace
Получить консультацию.
Запросить демонстрацию системы
Запросить демонстрацию системы