RU: +7 (499) 938-66-11 KZ: +7 (705) 175-99-42

Электронный архив

DocSpace

Эффективное решение для организации централизованного и безопасного хранения документов с соблюдением всех норм архивного хранения и учёта документов.

Настройка без программирования

Интеграция с любыми учётными системами

Автоматизация архива предприятия на основе платформы DocSpace обеспечивает упорядоченное и надёжное хранение документов в электронном виде, позволяя соблюсти самые сложные иерархии взаимосвязей документов и файлов.

Электронный архив DocSpace

Хранение электронных документов и файлов любого вида в одной системе

Простота и гибкость всех настроек

Электронный архив на мощной платформе DocSpace, созданной без нарушения ядра SharePoint.
Можно самостоятельно развивать решение без разработки кода.

Модульность и расширяемость

Модульная конфигурация DocSpace позволяет гибко настраивать нужную функциональность архива под конкретные бизнес-задачи конкретного предприятия.

Выгодное корпоративное решение

Структурированное хранение документов и сокращение использования бумажных оригиналов на 95%.
Обеспечение конфиденциальности и разграничение прав доступа.

Как работает электронный архив DocSpace

№2

Быстрый поиск документов в электронном архиве

Документы могут содержать настроенные связи, что удобно для любого сложного делопроизводства и поиска архивного контента. DocSpace позволяет обрабатывать документы по заданному составу полей автоматически и из справочников систем, что позволяет осуществлять поиск документов и файлов по различным параметрам.
Удобный атрибутивный и полнотекстовый поиск любого архивного контента делает систему инклюзивной для пользователей любого уровня компьютерной грамостности.

№1

Процесс создания документа

В DocSpace можно создавать документы вручную или получить путём потокового сканирования, а также в ходе бизнес-процесса.
Электронный архив может включать "Потоковое сканирование" — модуль распознавания и преднастроенные администратором правила каталогизации избавляют от рутинного ввода документов.
Возможно реализация передачи документов в архив из учётной системы или СЭД.

Спектр функциональных возможностей DocSpace

Автоматическая передача документов в архив из учётных систем, а также из личного кабинета одного или нескольких операторов ЭДО.
Потоковый ввод бумажных документов с помощью сканнера. Сканированные копии автоматические загружаются в правильные директории эл.архива.
Классификация документов с помощью ABBYY FineReader Engine, которая включает технологию, позволяющую создавать директории для автоматического распределения документов по предопределенным категориям и классам.
Автоматическая классификация документов с помощью Microsoft Azure, которая активирует технологию, позволяющую определять документы по любым параметра и распределять их по категориям и классам.
Удобный атрибутивный и полнотекстовый поиск документов и файлов по архиву.
Хранение многокомпонентных документов с сохранением и настройкой их связей.
Формирование строгих правил хранения документов, в т.ч. создание сложных иерархий доступа.
Формирование различных реестров и выписок, правил изменений документов.
Автоматизация системы учёта выдачи оригиналов документов и дел. Перевод графических данных в машинописные.
Формирование QR-кодов для организации учёта выдачи и приёма документов.

Создание электронного архива начинается с оцифровки или миграции данных из хранилища, интеграции с учётными системами или операторами электронного документооборота.

Снижение рисков, возникающих из-за срочной потребности в переводе на удалённую работу административных и канцелярских сотрудников.

Систему можно модернизировать в будущем, превратив электронный архив в полноценную ECM/BPM-систему.

Электронный архив DocSpace для бизнес-пользователей:

Простой доступ как с локальных, так и с удаленных компьютеров.

Доступ к электронному архиву документов осуществляется через веб-браузер и может быть организован через корпоративный портал предприятия.

Развёртывание в течение 1-го дня.
После установки платформы, Вам станет доступна базовая версия архива и "конструктор", позволяющий производить настройки процессов, карточек и пр.

Технические преимущества электронного архива DocSpace:

Снижение рисков потери документов, их части (или другой корпоративной информации), возникающих из-за неосторожного отношения или непредвиденных обстоятельств.

Снижение расходов на амортизацию и хранение документов, а также затрат на бумажную продукцию.

Снижение временных затрат на рутинные операции у сотрудников, как следствие повышение эффективности труда.

Экономические преимущества электронного архива DocSpace: