Электронный архив

DocSpace

Эффективное решение для организации централизованного и безопасного хранения документов с соблюдением всех норм архивного хранения и учёта документов.

Настройка без программирования
Интеграция с любыми учётными системами
Автоматизация архива предприятия на основе платформы DocSpace обеспечивает упорядоченное и надёжное хранение документов в электронном виде, позволяя соблюсти самые сложные иерархии взаимосвязей документов и файлов.

Электронный архив DocSpace

Хранение электронных документов и файлов любого вида в одной системе
  • Простота и гибкость всех настроек
    Электронный архив на мощной платформе DocSpace, созданной без нарушения ядра SharePoint.
    Можно самостоятельно развивать решение без разработки кода.
  • Модульность и расширяемость
    Модульная конфигурация DocSpace позволяет гибко настраивать нужную функциональность архива под конкретные бизнес-задачи конкретного предприятия.
  • Выгодное корпоративное решение
    Структурированное хранение документов и сокращение использования бумажных оригиналов на 95%.
    Обеспечение конфиденциальности и разграничение прав доступа.

Как работает электронный архив DocSpace

№2

Быстрый поиск документов в электронном архиве

Документы могут содержать настроенные связи, что удобно для любого сложного делопроизводства и поиска архивного контента. DocSpace позволяет обрабатывать документы по заданному составу полей автоматически и из справочников систем, что позволяет осуществлять поиск документов и файлов по различным параметрам.
Удобный атрибутивный и полнотекстовый поиск любого архивного контента делает систему инклюзивной для пользователей любого уровня компьютерной грамостности.
№1

Процесс создания документа

В DocSpace можно создавать документы вручную или получить путём потокового сканирования, а также в ходе бизнес-процесса.
Электронный архив может включать "Потоковое сканирование" — модуль распознавания и преднастроенные администратором правила каталогизации избавляют от рутинного ввода документов.
Возможно реализация передачи документов в архив из учётной системы или СЭД.

Спектр функциональных возможностей DocSpace

  • Автоматическая передача документов в архив из учётных систем, а также из личного кабинета одного или нескольких операторов ЭДО.
  • Потоковый ввод бумажных документов с помощью сканнера. Сканированные копии автоматические загружаются в правильные директории эл.архива.
  • Классификация документов с помощью ABBYY FineReader Engine, которая включает технологию, позволяющую создавать директории для автоматического распределения документов по предопределенным категориям и классам.
  • Автоматическая классификация документов с помощью Microsoft Azure, которая активирует технологию, позволяющую определять документы по любым параметра и распределять их по категориям и классам.
  • Удобный атрибутивный и полнотекстовый поиск документов и файлов по архиву.
  • Хранение многокомпонентных документов с сохранением и настройкой их связей.
  • Формирование строгих правил хранения документов, в т.ч. создание сложных иерархий доступа.
  • Формирование различных реестров и выписок, правил изменений документов.
  • Автоматизация системы учёта выдачи оригиналов документов и дел. Перевод графических данных в машинописные.
  • Формирование QR-кодов для организации учёта выдачи и приёма документов.
Создание электронного архива начинается с оцифровки или миграции данных из хранилища, интеграции с учётными системами или операторами электронного документооборота.

Снижение рисков, возникающих из-за срочной потребности в переводе на удалённую работу административных и канцелярских сотрудников.

Систему можно модернизировать в будущем, превратив электронный архив в полноценную ECM/BPM-систему.
Электронный архив DocSpace для бизнес-пользователей:
Простой доступ как с локальных, так и с удаленных компьютеров.

Доступ к электронному архиву документов осуществляется через веб-браузер и может быть организован через корпоративный портал предприятия.

Развёртывание в течение 1-го дня.
После установки платформы, Вам станет доступна базовая версия архива и "конструктор", позволяющий производить настройки процессов, карточек и пр.
Технические преимущества электронного архива DocSpace:
Снижение рисков потери документов, их части (или другой корпоративной информации), возникающих из-за неосторожного отношения или непредвиденных обстоятельств.

Снижение расходов на амортизацию и хранение документов, а также затрат на бумажную продукцию.

Снижение временных затрат на рутинные операции у сотрудников, как следствие повышение эффективности труда.
Экономические преимущества электронного архива DocSpace:
документооборот организация
Интеграция электронного архива с другими системами
Возможна интеграция электронного архива DocSpace с решениями на платформах:
  • Microsoft 365
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft Project
  • Microsoft Power BI
  • Microsoft SQL
  • Microsoft Dynamics
  • 1С (любые конфигурации)
  • SAP (любые конфигурации)
  • Корпоративные мессенджеры

Опыт внедрения СЭД/ECM/BPM DocSpace

Получить демонстрацию и консультацию
Отправляя заявку, Вы соглашаетесь на обработку Ваших данных