В строительной организации было осуществлено внедрение мобильного приложения для соблюдения контроля качества и исполнения услуг, поступающих от поставщиков. До внедрения приложения инспекторы контроля качества записывали результаты аудита поставленных товаров и услуг в бумажные протоколы, а в конце рабочего дня вносили записанные от руки данные в компьютер. Таким образом существовали риски некорректного заполнения и внесения данных, также временные затраты на внесение информации с бумаги были далеко неоптимальными. Во время инспекций на складе, помимо представителей строительной организации, присутствуют представители поставщика и транспортной компании, они также должны были заверять документы и поэтому процессы затягивались. Регулярно возникали трудности, связанные со сложными регламентами и правилами приёмки и хранения материально-технических ресурсов (здесь и далее МТР).
Цели и задачи проекта:
Цели:
• Повысить оперативность внесения данных по условиям инспекций контроля качества.
• Повысить скорость реакции поставщика на нарушения.
• Настроить процессы обработки документации в соответствии с принятыми в организации правилами.
• Анализировать поставщиков в разрезе качества поставок.
• Повысить соблюдение регламентов по поставкам материально-технических ресурсов (здесь и далее МТР) и получению услуг требованиям договоров поставок.
• Сократить количество недопоставок и сроки исправлений по любым нарушениям за счёт оперативных извещений поставщиков, что в результате должно позволить снизить финансовые и временные потери, как покупателя, так и поставщиков.
• Автоматизировать и минимизировать операционные задачи отдела контроля качества по извещению поставщиков и формированию актов.
• Позволить сотрудникам предприятия использовать быстрый доступ ко всем необходимым документам и актам через мобильное приложение.
• Повысить качество складирования и хранения МТР.
Цели были достигнуты путём решения следующих задач:
• создания мобильного приложения для инспекционной проверки,
• реализации в мобильном приложении функциональностей, с помощью которых можно создавать акты входного контроля,
• реализации в мобильном приложении функциональностей, с помощью которых можно оперативно уведомлять поставщиков о необходимости отреагировать на брак, недопоставку и прочие нарушения,
• реализации в мобильном приложении функциональностей, с помощью которых можно оповещать о неправильных условиях хранения МТР,
• создания гибких прав доступа, позволяющих использовать мобильное приложение контрагентам-поставщикам для аудита отправляемых МТР и полученных услуг,
• реализации приложения на базе технологий Microsoft и с использованием серверов добывающего предприятия,
• создания и интеграции приложения с электронным архивом документов,
Решение:
Для достижения вышеописанных целей и задач, добывающее предприятие выбрало в качества разработчика приложения ИТ-компанию Conteq. Выбор был обусловлен способностью Conteq предоставить гибкое и удобное решение, соответствующее строгим политикам безопасности и сложным регламентам строительной компании. Приложение было создано на базе решения Conteq «Контроль Качества», которое в свою очередь разработано на базе технологий Microsoft. Потребовалась незначительная кастомизация.
Общее
Внедренное приложение позволяет оперативно узнавать:
· кто инспектировал поставку,
· когда проходила инспекция,
· кто из представителей поставщика и подрядчика участвовал в инспекции.
О занесении нарушений и создании актов
1) В приложении легко заводятся нарушения благодаря многофункциональным и одновременно UX-ориентированным элементам выпадающих окон и возможностям проставления отметок.
Приложение отличается простотой использования, легко заполнять документы, если каких-то данных не хватает, то система подскажет о необходимости их занесения пользователю. Выпадающие списки и окна отметок также минимизируют до нуля количество неточностей заполнения актов.
2) Также в приложении указываются сроки исправления нарушения, о которых поставщик уведомляется по почте автоматически.
3) В карточке нарушений помимо актов прикрепляются фотографии нарушений.
Работа в офлайн-режиме
В случае, если на месте инспекции нет доступа к мобильному интернету или Wi-Fi, то акты сохраняются в хранилище, а при подключении автоматически попадают на сервер предприятия. Чтобы проконтролировать инспектору самого себя, приложение отражает какие акты не выложены на серверах организации.
Поиск
При необходимости пользователи могут найти акты, хранящиеся на сервере или в мобильном приложении (ещё не отправленные на сервер). Поиск актов на сервере доступен только в онлайн-режиме. Имеется 2 варианта поиска
1) С помощью QR-кода, что существенно экономит время инспекторов в случае очередной проверки.
2) С помощью реквизитов. Результаты поиска отображаются в списке и сгруппированы по местонахождению (приложение/сервер).
В приложении реализована функциональность, которая позволяет делиться правами доступа к приложению с постоянными поставщиками. Таким образом контроль качества может быть произведён на заводе или складе контрагета, чтобы не тратиться на перевозку, такелаж. Эти возможности можно использовтаь, если, например условия поставки соотвесттвуют требования Ex Works, FCA, CPT согласно Инкотермс.
Интеграции
Помимо интеграции с почтовым клиентом, приложение интегрировано с 1С:Бухгалтерия и позволяет автоматически отправлять в учётную систему приходные кассовые ордера на МТР. Очевидно, что данная функциональность существенно экономит время всех участников процесса и минимизирует риски потери первичной документации.
Аналитика
В приложении доступна аналитика в разрезе:
· проверенного и выведенного количества актов;
· на основании актов в аналитике приложения формируется рейтинг поставщиков и его визуализация, что позволяет менеджерам по закупкам принимать решения о сотрудничестве с тем или иным поставщиком.
В качестве заключения
Мобильное приложение стало полноценным рабочим инструментом для строительной компании. Приложение работает одновременно как система учёта поставок, и как система аудита. Инспектору не нужно набирать текст, чтобы оформить правонарушение.