402 автоматизированных рабочих мест
Цели проекта:
- Сокращение количества каналов коммуникаций сотрудников аутсорсинговой компании с клиентами.
- Поддержка регламентов по работе с документацией, но не за счёт бюрократизации процессов, а за счёт удобных современных технологий.
- Организация безопасных рабочих областей для каждого клиента, которые должны учитывать его организационную структуру и сохранять историю по работе с каждым отдельным юридическим лицом из группы компаний.
- Обеспечение централизованного доступа сотрудников компании к актуальной и рабочей информации внутри BDO Unicon Outsourcing.
- Обеспечение актуальности и минимизации временных задержек в распространении и доведении информации до сотрудников и клиентов.
- Реализация механизмов информирования и электронного оповещения об изменениях, происходящих в процессе работы с документами.
- Предоставление возможностей быстрого и удобного поиска информации.
- Персонализация и брендирование каждого клиентского портала. Для комфортной работы клиент может настроить портал под себя: разместить логотип компании, настроить личные представления и оповещения по событиям.
- Квантификация метрик внутренних коммуникаций для повышения качества работы отдела маркетинга и HR отдела. Компания может отслеживать количество просмотров и реакции на размещённые посты в Интранете.
Уникальность проекта
MyBPO состоит из объединённых в одно решение B2B портала и Интранета для сотрудников и клиентов аутсорсинговой компании. Система сочетает в себе функции корпоративного и клиентского портала, электронного документооборота, task-manager, корпоративной соцсети и чатов, библиотеки знаний и облачного хранилища. Ключевой особенностью решения является автоматизация распределения ролей и разграничения прав доступа. Роли и права сотрудников регламентируются и согласовываются с клиентами аутсорсинговой компании, что позволяет защитить данные от несанкционированного доступа. Сотрудники получают доступ только к тем задачам и документам, которые необходимы им в рамках служебных обязанностей.
За счёт развёртывания MyBPO были решены две фундаментальные задачи. Первая — соблюдение требований информационной безопасности, которые определяют международные стандарты, локальное законодательство и особенности клиентов аутсорсинговой компании. Вторая задача — это удовлетворение потребностей разнообразных пользователей, среди которых имеются топ-менеджеры, бухгалтера и юристы. Для решения второй задачи применили методологию Design Thinking — метод, который позволяет создать продукт или услугу, ориентированную на непосредственного пользователя. В рамках данной методологии привлекли к мероприятиям 40 человек: сотрудников и клиентов аутсорсинговой компании; проводили глубинные интервью, составляли пользовательские карты, выполняли trade mapping и прототипирование интерфейсов.
Решение быстро показало рентабельность для аутсорсинговой компании за счёт того, что MyBPO является Low-code платформой. Это обозначает, что компании не потребуется искать внутренние ресурсы на поддержку портала и находить им замену на периоды отпусков или болезни сотрудников. Кроме этого, стоимость аренды продукта значительно ниже, чем закупка решения с последующими обновлениями лицензий. Так как объединённые порталы реализованы на базе облачного приложения, то пользователи получают все новые функции и обновления в режиме онлайн. В ходе карантина решение также значительно упростило и улучшило коммуникации коллег и клиентов аутсорсинговой компании, работавших в удалённом режиме.
Командой компании Conteq был разработан модуль, который автоматизирует создание разноуровневой структуры хранения данных и доступа к ним. Для обмена документами с клиентами на B2B портале разработана сложная структура папок с настроенными правами доступа для предусмотренных ролей. Благодаря разработанному модулю появилась возможность создавать структуру на сайте клиента автоматически.
Описание проекта
Для реализации задач BDO была выбрана платформа SharePoint, это позволило органично объединить в одно решение B2B портал и Интранет. На Клиентском портале автоматизированы рутинные операции сотрудников, связанные с взаимодействием с клиентами. Решение позволяет совместно с клиентами редактировать файлы и хранить важные данные в едином информационном пространстве. Для руководителей появилась возможность организовать процессы согласно SLA, контролировать выполнение задач в системе, отслеживать степень загруженности и производительность специалистов. Интранет позволил создать среду для внутренних коммуникаций, создать современную базу знаний и корпоративную газету.